黑龙江民族职业学院会计档案管理办法

第一章 总则

第一条 为加强学院会计档案管理，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》、财政部和国家档案局令【第79号】联合颁布的《会计档案管理办法》等有关法律、行政法规及《黑龙江民族职业学院档案管理办法(试行) 》的规定，结合工作实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于学院及所属部门的会计档案管理。

第三条 学院会计档案归口学院档案管理部门。学院档案管理部门负责对会计档案工作的指导、监督、检查，以及移交的会计档案的存放、利用和鉴定、销毁工作。财务部门负责会计档案的收集、整理、立卷、归档、保管、利用(移交档案管理部门前)和鉴定销毁等项工作。

第四条 学院档案管理部门和财务部门要加强对会计档案管理工作的领导，定期对学院会计档案管理工作进行指导、检查和监督，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

第五条 学院财务部门内部设立会计档案管理责任人，配备会计档案工作人员，负责学院的会计档案的日常管理工作。附属独立核算单位要明确会计档案管理的责任人，加强管理。

第六条 学院财务部门要明确会计档案管理岗位的职责，建立健全会计档案的内部控制制度。

　  第七条 学院财务部门负责人要重视会计档案管理工作，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。

第八条 学院财务部门应加大利用计算机、网络通信和影像技术等信息技术手段管理会计档案。

第二章 会计档案的内容

第九条 本办法所称会计档案是指学院在进行会计核算过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。以下会计资料应纳入归档范围：

（一）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；

（二）会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；

（三）财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；

（四）其他类会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，会计档案销毁鉴定意见书以及其他具有保存价值的会计资料。

具有保存价值的会计资料是指与会计核算有关的重要资料，包括：学生缴费及欠费情况、学生学籍变动单、工资薪金发放清册、住房公积金备查簿和其他会计核算资料。

第十条 同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料，可仅以电子形式归档保存形成电子会计档案：

（一）形成的电子会计资料来源真实有效，由相应的电子设备生成和传输；

（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料数据；能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料；设定了经办、审核、审批等必要的签证程序；

（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案数据，符合电子数据长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；

（四）采取有效措施，防止电子会计档案数据被篡改；

（五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。

（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

第十一条 满足本办法第十条规定条件，单位从外部接收的会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。

第十二条 以下与财务会计核算相关的文件材料，应当执行文书档案管理规定，不作为会计档案管理：

（一）学院年度财务预算；

（二）学院财务预算执行及考核情况；

（三）学院对外投资的文件及相关投资证明；

（四）学院年度收入分配的相关文件及资料；

（五）学院基本建设和维修工程的施工合同；

（六）各类审计决定、报告及意见；

（七）公、检、法、税务下达的与经费有关的文书；

（八）国家及学院各项财务规章制度。

第三章 日常管理

第十三条 学院财务部门负责学院会计档案的日常管理。学院财务部门设置会计档案的工作岗位，按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。具体包括会计档案的搜集、整理、分类、装订、立卷、保管、交接、利用、期满销毁等工作。

第十四条 学院会计档案的封面及装订材料由学院档案管理部门和财务部门统一制作，档案管理部门和财务部门应统一和规范会计档案的装订、立卷要求。

第十五条 财务部门的财会人员是会计档案的立卷人，应对本单位会计档案及时进行整理、装订、立卷和归档。财务部门负责人对会计档案工作负责。

第十六条 财务部门应及时对形成的会计档案进行整理、装订、立卷和归档。

（一）财务部门要建立严格、合理、科学的会计凭证传递程序，健全各类账簿的记录和保管要求，统一各类财务报告的格式和编报时间，保证会计档案的完整、及时、规范。

（二）对各类会计凭证，应每月进行整理和装订。财务部门应根据会计凭证的数量每天或定期(最长不得超过一周)及时进行整理和装订，防止凭证的散乱和遗失。

（四）记账凭证应当连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表，按照编号顺序，折叠整齐，按期装订成册，并加具封面，注明应填列的内容，由装订人在装订线封签处签名或者盖章。

（五）会计账薄上应载明账簿名称、所属会计年度、记账或管理人员、账簿启用和起止日期，并加盖单位公章和财务负责人（会计主管人员）的签章。采用财务信息处理自动生成的账薄，应定期打印出纸质会计档案，也应载明账簿名称及所属年度、管理人员，并加盖单位公章，财务负责人或会计主管人员的签章。

（六）对各类财务报告，应按照月、季、年度保存。作为会计档案的各类财务报告应加盖单位公章，单位负责人、财务负责人及填报或者编制人应在报告上签章。

第十七条 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由学院财务部门临时保管一年，再移交单位档案机构保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经学院档案管理机构同意。临时保管会计档案最长不得超过三年。

第十八条 超过保管期限的会计档案应在每年的6月份编制移交清册，移交给学院档案管理部门保管。移交工作按规定指派人员监交。

第十九条 财务部门形成的会计档案，由专人负责保管，出纳人员不得兼管会计档案。

第二十条 会计档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年、30年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。

第二十一条 学院以下会计档案应永久保存：

（一）学院的年度财务报告；

（二）学院对外投资的凭证 ；

（三）会计档案保管清册；

（四）会计档案销毁清册。

第二十二条 对学院的年度财务报告（年度决算及文字说明）、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等永久性保管的会计档案，财务部门在装订立卷时应在其封面上标明“永久保存”字样，单独保存。

第二十三条 学院及相关职能部门应提供合适的会计档案保管条件，做好防火、防盗、防霉、防潮，防鼠、防蛀等工作，对电算化档案的磁盘、光盘，还要防磁、防折。库房合适温度在14-24度之间，温度在45%-60%之间。

第二十四条 学院财务部门、档案管理部门及财会人员之间交接会计档案时，交接双方应当办理会计档案交接手续。

第二十五条 移交会计档案，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管的期限和已保管的期限等内容。

第二十六条 移交的会计档案为纸质会计档案的，应当保持原卷的封装，移交的会计档案为电子会计档案的，应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

第二十七条 财务部门和学院档案管理部门之间移交会计档案由财务部门和档案管理部门指派专人办理，移交工作由交接双方部门的负责人的监督。

第二十八条 交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列的内容逐项交接。交接完毕后，交接双方经办人和交接双方部门的负责人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

第二十九条 已经立卷归档的会计档案，任何人不得私自拆封或抽换。尚未移交给档案部门的会计档案，确需拆封重新整理的，报财务部门负责人批准后，由财务部门负责档案的专人办理，已移交给学院档案机构保管的会计档案，原则上应保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，档案部门应当会同财务部门和经办人员共同拆封整理。

第三十条 电子会计档案应当与元数据、相关软件一起移交，电子会计档案有相应纸质载体的，应在相应的元数据中著录相关信息，建立关联关系。档案接受单位应对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接受电子会计档案的完整、可读。

第三十一条 学院财务部门应当建立健全会计档案的查阅、复制登记制度，既要方便查阅会计档案，又要保证会计档案的安全。

第三十二条 学院财务及档案管理部门应设立会计档案查阅薄，记载查阅的时间、目的、查阅的内容及查阅人。财务部门查阅已移交的会计档案，必须经单位负责人批准，并在办理查阅、复制登记手续后方可查阅、复制。

第三十三条 学院财务部门保存的会计档案原则上不得外借，如有特殊需要，已移交档案管理部门的，经财务部负责人和档案部门负责人批准，尚未移交档案馆的，经财务负责人批准后(重大或重要事项报学院负责人批准)，方可办理借阅登记手续，并要限期归还。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和替换。

第三十四条 对涉密的会计档案，未经学院有关业务主管部门主管院长批准，不得以任何形式查阅或者复制。

第三十五条 学院财务部门、档案管理部门应组织相关人员，每年对会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定销毁意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应重新划定保管期限；对保管期满，已无保存价值的会计档案应当按照一定程序进行销毁。

第三十六条 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结为止。

单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第三十七条 保管期满的会计档案，除本办法第三十六条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：

　　（一）由学院档案管理部门会同财务部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限，销毁时间等内容；

（二）由档案管理部门和财务部门负责人、主管财务和档案工作的院领导分别在销毁清册上签署意见；

（三）销毁会计档案时，应当由档案管理部门和财务部门共同派员监销，电子会计档案销毁时，还应当由信息系统管理人员监销；

（四）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列的内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，将监销情况分别报告学院主管财务和档案工作的院领导。

第四章 附则

第三十九条 本办法由学院财务部门负责解释。

第四十条 本办法自发布之日起施行。

附表：

黑龙江民族职业学院会计档案保管期限表

序号	档案名称	保管期限	备注
一	会计凭证
1	原始凭证	30年
2	记账凭证	30年
二	会计账簿
1	总账	30年
2	明细账	30年
3	日记账	30年
4	固定资产卡片		固定资产报废清理后保管5年
5	其他辅助性账簿	30年
三	财务会计报告
1	月度、季度、半年 度财务会计的报告	10年
2	年度财务会计报告	永久
四	其他会计资料
1	银行存款余额调节表	10
2	银行对账单	10
3	纳税申报表	10
4	会计档案移交清册	30
5	会计档案保管清册	永久
6	会计档案销毁清册	永久
7	会计档案鉴定意见书	永久