第一章 总则
第一条 根据《中华人民共和国高等教育法》、《中共中央办公厅关于坚持和完善普通高等学校党委领导下的校长负责制的实施意见》，结合学院工作实际，制定本规则。
第二条 院长办公会议是学院行政议事决策机构，主要研究提出拟由党委讨论决定的重要事项方案，具体部署落实党委决议的有关措施，研究处理教学、科研、行政管理工作。
第三条 院长办公会由院长召集并主持，院长不在校时，由院长委托在校主持行政工作的院领导主持。
第四条 院长办公会的会议成员一般为学院行政领导班子成员。党委书记、副书记、纪委书记、工会主席等可视议题情况参加会议。议题的汇报人一般应是分管院领导或有关部门的负责人。
第五条根据工作需要，经主持人指定，议题所涉及的部门负责人、有关专家可列席会议。院长办公室主任全程列席会议。列席人员无表决权。
第二章 议事范围
第六条 院长办公会的议事范围：
（一）研究拟订学院发展规划、基本管理制度、重要行政规章制度、重大教学科研改革措施、重要办学资源配置方案。研究制定和实施具体规章制度、年度工作计划。
（二）研究拟订和实施学院内部组织机构的设置方案。按照国家法律和干部选拔任用工作有关规定，推荐副院长人选。
（三）研究拟订和实施学院人才发展规划、重要人才政策和重大人才工程计划。依据有关规定，研究审议专业职务评聘方案、人员招聘方案，研究决定聘任与解聘教师以及内部其他工作人员。
（四）研究拟订和实施学院重大基本建设、年度经费预算等方案。研究处理有关财务管理、审计监督、校园资产等方面的工作。
（五）研究讨论学院教育教学、科研、文化传承创新、社会服务等方面的重要工作。
（六）研究讨论大学生思想品德教育、日常管理教育、学籍管理、实习实训和招生、就业等方面的重要工作，研究决定学生奖助学金评比、学生表彰或违纪处分事宜。
（七）研究讨论学院安全稳定、后勤保障、工资福利等问题。
（八）研究讨论学院对外交流与合作事宜，研究审议学院与各级政府、社会各界和境外机构等签署的合作协议，讨论接受社会捐赠事宜。
（九）研究讨论需报请党委会、教职工代表大会决定或审议的有关重大事项。研究处理教职工代表大会、学生代表大会、工会会员代表大会和团员代表大会有关行政工作的提案。
（十）听取院长、副院长重要工作通报。听取、讨论教学单位、行政及教辅部门的重要工作请示和汇报。
（十一）研究决定学院对各行政部门及教职员工的奖励与行政处分，研究制定学院行政性文件，制定、修改废止学院有关行政管理的规章制度。
（十二）传达贯彻上级有关政策法规、指示决定和会议精神，研究制定学院的落实措施；听取学院年度计划的完成情况和重要工作的贯彻落实情况；研究处理学院日常工作中需要共同商定的重大问题及突发事件。
第三章 议事程序
第七条 提出议题。院长办公会议题由学院领导班子成员提出，主持人确定。职能部门确有需提交院长办公会讨论的问题，须报请分管院领导同意，并由分管院领导向主持人提出。为提高决策效率，就议题的提交明确如下原则：
（一）凡分管院领导职权范围内能决定的问题，不再提交院长办公会讨论。
（二）凡属学院各领导小组、委员会职权范围能解决的问题，均由各领导小组、委员会讨论解决，经协商请示后仍决定不了的问题，可提交院长办公会讨论。
（三）凡通过正常行文经领导会签能决定的问题，原则上不再提交院长办公会讨论。
第八条 个别酝酿。讨论决定学院重大问题，应在调查研究基础上提出建议方案，经领导班子成员沟通酝酿且无重大分歧后提交会议讨论决定。院长办公会的重要议题，应在会前听取党委书记意见。意见不一致的议题暂缓上会，待进一步交换意见、取得共识后再提交会议讨论。
第九条 听取意见。对专业性、技术性较强的重要事项，应经过专家评估及技术、政策、法律咨询，并提供有关专家和法律顾问的论证材料。对事关师生员工切身利益的重要事项，应通过教职工代表大会或其他方式，广泛听取师生员工的意见和建议。
第十条 确定议程。院长办公室根据院长办公会主持人授意，对符合上述要求和程序、拟提交会议讨论的议题进行汇总，列出议程草案，报主持人审定。
第十一条 发布通知。院长办公会议程确定后，由院长办公室负责发布会议通知。会议通知一般经无纸化行文渠道通过办公系统发布，由与会人员自行查收；特殊情况下，可采用电话口头、书面通知等形式告知与会人。
第十二条 准备材料。院长办公会议程确定后，各议程汇报人按照院长办公会会议材料的撰写要求，形成书面汇报材料，并在会议召开前1—2天提交给主持人审阅签字。汇报人因及时将签字确认后的材料，送交院长办公室（电子版一并提交）。院长办公室对汇报材料进行汇总，提前呈送给会议的出席人员或其他列席人。汇报人如若只进行口头汇报，不提交书面材料，须经院长或其委托的主持人同意。临时召集的会议，不作书面材料要求。
第十三条 会议流程。院长办公会议事应一事一议，汇报人就议题做简要说明，提出解决问题的建议或方案；与会人员就此议题充分发表意见；主持人征求与会人员意见后，进行归纳总结，集中正确意见并作出明确的决定或决议。决定事项的同时，应明确承办人（承办部门）或牵头人（牵头单位），规定办理期限和完成标准。
第十四条 议事要求。为贯彻和加强民主集中制，院长办公会明确如下议事原则：
（一）坚持科学决策、民主决策、依法决策，防止个人或少数人专断和议而不决、决而不行。
（二）院长办公会应严格按事先确定的议题议事，除特殊情况外，避免临时动议。
（三）议事过程中，如对有关问题分歧较大，可暂不作出决定，待进一步调查研究后，再提交院长办公会讨论决定。
（四）对会议决定的事项如需变更、调整，应根据决策程序进行复议。
第四章 执行和督办
第十五条 院长办公会形成的决议、决定，学院各单位、各部门和全体师生员工必须认真贯彻执行。与会人员有不同意见可以保留，但必须无条件执行。
第十六条 会议作出的决策，由院领导按照分管范围，牵头组织相关部门和单位贯彻落实，重大事项的落实情况要及时向院长或院长办公会报告，同时按照院务公开的原则，接受师生员工的监督。执行过程中，遇有问题应及时向院长报告，对因客观情况变化或其他特殊原因导致决议无法继续实施的，应及时提出处理意见，提交下一次院长办公会进行复议。未经院长办公会复议或院长同意，不得擅自改变决定。
第十七条 院长负责督促检查院长办公会决议的贯彻落实。学院行政领导班子成员按照分管范围，对有关决定事项的贯彻落实情况进行督促检查。院长办公室协助院长或其他行政领导班子成员，对院长办公会决定事项进行检查督办，并将落实情况及时向院长或有关行政领导班子成员报告。
第十八条 对院长办公会决策不认真贯彻执行或执行不力的部门或个人，经院长批准，由监察审计处、人事处及相关部门对其启动行政问责程序。
第五章 会议纪律
第十九条 院长办公会必须有半数以上成员到会方能召开。
第二十条 会议成员和其它列席人员应按时参加会议，并在时间和精力上予以保证。会议期间不得处理与会议无关的事务。因故不能与会者，应在会前向主持人请假，并通报给院长办公室。 会议成员因故不能出席会议，应在会前向会议主持人请假，意见可用书面形式表达或请与会其他同志代为转达，对涉及自己分工的议题，会前应明确表达意见。
第二十一条 院长办公会除会议成员和全程列席人员外，其他列席人员只有在进行到相关议题时方能进入会场，汇报或讨论结束后即离会。
第二十二条 院长办公会讨论决定的问题，凡涉及到与会人员或其亲属时，相关人员应主动回避或由主持人提醒回避。
第二十三条 与会人员要严格遵守保密纪律，会议决定的事项除规定履行职能及授权传达者外，其他人不得擅自外传，更不能向当事人透漏。与会人员不能在其它场合发表与院长办公会决议不一致的意见。
第六章 附 则
第二十四条 院长办公会原则上每两周召开一次，一般安排在教学周双周的星期三。如遇重大或紧急事项可提前或延期举行。遇有特殊情况，院长办公会可以以书面征求办公会成员意见的形式召开。
第二十五条 院长办公会的会务工作由院长办公室负责。会议过程应有专人进行书面记录并根据需要安排录音、摄像，对会议决定的事项、参与人及其意见、讨论情况、结论等内容，应有完整、详细记录并存档。会议结束后，根据需要编发会议纪要，会议纪要须经主持人审阅签字方能归档。院长办公室负责向因故缺席会议的会议成员转告院长办公会议定的重要事项和议事结果，并将会议记录呈送缺席会议的会议成员阅看。
第二十六条 会议成员如因工作需要查阅会议记录，经院长办公室登记备案后，方可查阅；其他与会人员需要查阅本人在场时讨论事项的会议记录，经院长书面批准后，由院长办公室主任按指定范围查阅后告知结果。会议成员如需到档案馆查阅办公会记录，需列出所查阅范围和问题，经院长长书面批准，并遵照档案管理相关规定，方可查阅。办公会记录，未经批准，任何人不得复印、影印；如因工作确需要复印、影印办公会记录，须经院长书面批准，并由档案管理人员在复印、影印件上标明用途。
第二十七条 本议事规则自2015年4月1日起施行，由院长办公室负责解释。2009年12月15日下发的《黑龙江民族职业学院办公会议事规则》同时废止。
