第一章 总 则

第一条 为进一步做好学院党政公文处理工作，使之科学化、制度化、规范化，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《黑龙江省〈党政机关公文处理工作条例〉实施细则》（黑办发〔2012〕26号），结合学院实际，制定本办法。

第二条 党政公文是学院依法实施管理、处理公务活动的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策和上级机关重要指示，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况的工具。

第三条 本办法所称公文处理工作，是指学院公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理工作应坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条 学院党委办公室、院长办公室（以下简称学院办公室）主管学院的党政公文处理工作，并对学院其他部门的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第二章 公文种类和形式

第六条 公文种类及其适用范围，按照《党政机关公文处理工作条例》第八条执行。学院常用的党政公文种类有：

（一）决定：适用于经学院党委会、院长办公会或其他会议形式讨论通过的重要决策事项或对重要事项作出的决策和安排，奖惩有关单位及个人。

（二）通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

（三）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（四）通知：适用于发布学院党政规章制度和转发上级党政机关或批转学院党政部门的公文，要求各部门、单位办理和需要周知或共同执行的事项。

（五）通报：适用于在全校范围内传达重要精神或者情况。

（六）报告：适用于向上级党政机关汇报工作，反映情况，提出建议。

（七）请示：适用于向上级党政机关请求指示、批准。

（八）批复：适用于答复下级部门、单位的请示事项。

（九）函：适用于学院与不相隶属的单位之间商洽工作、询问和答复问题，请求和答复审批事项。

（十）纪要：适用于记载和表达学院党委会、院长办公会或其他会议形式形成的主要精神和议定事项。

第七条 学院党政公文实行二级管理，设一级文和二级文。

（一）一级文指以学院名义（党委、行政、党委办公室、院长办公室、纪委、工会、团委）对内和对外发布的院级文件，制发的主要形式有：

1.发文机关标志为《中共黑龙江民族职业学院委员会 黑龙江民族职业学院文件》，代字为“黑族职党发”的公文，主要用于部署学院全局性工作和需要以党委和行政名义联合制发的公文。

2.发文机关标志为《中共黑龙江民族职业学院委员会文件》，代字为“黑族职党发”的公文，主要用于传达贯彻上级党的机关指示精神；发布党内规章制度和重要决定；向上级党的机关报告、请示重要工作；转发下级党的部门的公文；根据干部管理权限，办理党内副科级及以上干部任免事项；通知重要事项；批复下级党的部门的请示；发布要求下级党的部门办理或周知的事项等。

3.发文机关标志为《黑龙江民族职业学院文件》，代字为“黑族职院发”的公文，用于传达贯彻上级行政机关的指示精神；部署学院行政方面全局性工作；发布行政规章制度和重要决定；成立二级机构，发布院级行政类议事协调机构、研究机构、临时机构的组成；向上级行政机关报告、请示重要工作；用于学院对有关部门或单位通知重要事项，批复请示事项；根据干部管理权限，办理行政副科级及以上干部任免事项；其他必须以黑龙江民族职业学院名义办理的重要事项。

4.发文机关标志为《中共黑龙江民族职业学院委员会》，代字为“黑族职党函”的公文，用于学院党委与校外不相隶属的党的机关商洽工作、询问和答复问题等事项。

5.发文机关标志为《黑龙江民族职业学院》，代字为“黑族职院函”的公文，用于学院与校外不相隶属的行政机关商洽工作、询问和答复问题等事项。

6.发文机关标志为《中共黑龙江民族职业学院委员会办公室黑龙江民族职业学院院长办公室文件》，代字为“黑族职党办”的公文，用于传达学院党委和行政某一方面工作的决定；通知有关党务和行政事务重要事项；印发学院有关党政工作规则制度等。

7.发文机关标志为《中共黑龙江民族职业学院委员会办公室文件》，代字为“黑族职党办”的公文，用于传达学院党委某一方面工作的决定；转发学院党的部门的文件；通知有关党务重要事项等。

8.发文机关标志为《黑龙江民族职业学院长办公室文件》，代字为“黑族职院办”的公文，用于传达学院行政某一方面工作的决定；转发学院行政部门的文件；通知有关行政重要事项等。

9.发文机关标志为《中共黑龙江民族职业学院纪律检查委员会文件》，代字为“黑族职纪”的公文，主要用于传达贯彻上级党的纪律检查机关指示精神；发布党风廉政建设方面的规章制度；向上级党的纪律检查机关报告、请示重要工作；根据干部管理权限，办理党内副科级及以上干部惩处事项；通知有关重要事项。

10.发文机关标志为《共青团黑龙江民族职业学院委员会文件》，代字为“黑族职团”的公文，主要用于传达贯彻上级团的机关指示精神；发布团组织建设方面的规章制度；向上级团的机关报告、请示重要工作；向下级团组织传达学院党委有关方面的决定，转发学院党委有关文件；通知有关重要事项。

11.发文机关标志为《黑龙江民族职业学院工会委员会文件》，代字为“黑族职工”的公文，主要用于传达贯彻上级工会组织指示精神；发布工会建设方面的规章制度；向上级工会组织报告、请示重要工作；向下级工会组织传达学院党委有关方面的决定，转发学院党委有关文件；通知有关重要事项。

12.发文机关标志为《中共黑龙江民族职业学院委员会会议纪要》的公文，用于记载和表达党委会的重要精神和议定的事项。

13.发文机关标志为《黑龙江民族职业学院院长办公会会议纪要》的公文，用于记载和表达院长办公会的重要精神和议定的事项。

14.发文机关标志为《黑龙江民族职业学院专题会议纪要》的公文，用于记载和表达除党委会、院长办公会外的其它学院层面重要会议的决定事项。

（二）二级文指学院二级单位（学院办公室、团委等特定部门除外）以本单位名义对学院党委和行政，院属各单位以及本部门内设机构的一般性工作发文。二级文发文机关标志为“黑龙江民族职业学院xx处”，版头不得冠以“文件”字样，发文字号不得冠以“黑族职”字样，发文代码由学院统一规定。二级文一律不对校外发布，一般不印制文头纸（统一发文标志和规定发文字号，基于规范文件档案管理需要）。

第三章 公文格式

第八条 学院公文一般由份号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等部分组成。

（一）涉及国家秘密的公文应当在发文机关标志左上角标注密级，如需同时标明密级和保密期限，密级和保密期限之间用“★”隔开，保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。其中，“机密”级公文还应当标明份号，份号顶格标注在发文机关标志左上角第一行。

（二）紧急公文应当根据紧急程度在发文机关标志的左上角分别标明“特急”“加急”，顶格编排。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

（三）发文机关标志应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。如需同时标注联署发文机关名称，应当将主办机关排列在前。

（四）发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，只标注主办机关发文字号。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

（五）上行文应当注明签发人姓名。联合行文要同时注明联合发文机关的签发人姓名。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关；为避免公文标题累赘，有发文机关标志的，也可不标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题一般用2号宋体字，分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称。

（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称，编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格。最后一个主送机关名称后标全角冒号；其中“会议纪要”的主送机关列在公文末页下端、抄送机关之上。

（八）公文首页必须显示正文。正文用3号仿宋体字。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注。

（九）公文如有附件，应在正文下空1行左空2字编排“附件”二字，后标全角冒号和名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如，附件：1.×××××）；附件名称后不加标点符号。附件应当另页编排，与公文正文一起装订。在附件左上角用3号黑体字顶格编排“附件”二字及附件顺序号。附件格式要求同正文。

（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

（十一）附注应当标注学院信息公开属性（如：“此件主动公开”“此件依申请公开”“此件不予公开”）、公文印发传达范围等需要说明的事项。如属请示件或工作需要，应当在该处注明联系人的姓名和电话。附注居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

（十二）公文除“纪要”以外，一律加盖印章。联合上报的公文，可由主办单位加盖印章；联合下发的公文，都应加盖印章。

（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称。如需抄送，“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，用4号仿宋体字，最后一个抄送机关名称后标句号。

（十四）页码一般用阿拉伯数字，数字左右各放一条一字线（即“— × —”）。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

（十五）公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章 行文规则

第九条 学院应当严格执行上级作风建设的有关要求，大力精简各类公文。行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。没有实质工作指导和经验总结交流意义、可发可不发的公文一律不发。现行公文仍然适用的，不再重复发文。涉及同一事项的工作部署和要求的公文，尽量合并印发。可以通过校园网、办公系统、短信平台等新媒介发布相关信息的,不再印发公文。学院公文应当严格控制篇幅。

第十条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。根据行文关系，学院公文主要分为上行文、下行文、平行文3种。

（一）向省民委（宗教局）和省委教育工委、省教育厅等上级党政机关行文用上行文，多用报告、请示等文种。

（二）向学院各系（部）、处（室）行文用下行文，多用决定、意见、通知、通报、批复等文种。

（三）向不相隶属的单位行文用平行文，多用意见、函等文种。

学院一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

第十一条 向上级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级部门、单位。

（二）请示应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（三）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以学院名义向上级机关负责人报送“请示”“意见”“报告”；如属上级机关负责人交办事项，应在正文开头部分予以说明。

（四）上行文应按照上级机关要求的途径和份数报送。其中，须报送电子公文的，应当由学院办公室通过电子公文传输平台提交电子公文。

第十二条 向各系（部）、处（室）行文，主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当根据工作需要抄送有关上级机关。

第十三条 学院二级文根据行文方向，主要包括如下几种形式。

（一）上行文。系级党组织、党委工作部门、群团组织向学院党委请示、报告工作；行政处室、教学单位和教辅部门向学院行政请示、报告工作。上行文注意把握如下原则：

1.注意区分党政隶属关系。行政、教学、教辅单位向上行文的主送机关为学院行政，一般不得直接向学院党委行文，如本部门内确有工作向学院党委请示、汇报，可以本单位所属党组织（党总支）名义行文。

2.注意区分组织和个人。二级单位向上行文，除学院领导直接交办的事项外，一般不得直接报送院领导个人，特别要避免出现同一请示事项多头主送的现象（同时向多个领导行文请示）。

3.明确上行文具体的收文部门。主送机关为学院党委或行政，由学院办公室负责收文并根据领导分工，并批转相关领导阅示；根据学院实际情况，主送机关为学院工会，文件受理者为工会办公室；主送机关为学院纪委、团委，文件受理者为纪委、团委工作人员。

（二）平行文。党委工作部门在学院党委授权的基础上，根据分工和工作需要，以本部门名义向基层党组织发一般性工作通知、决定；行政处室、教辅部门在学院行政授权的基础上，根据职责和业务需要，以本部门名义向院属二级行政、教学、教辅或有关单位发一般性工作通知、决定。平行文注意把握如下原则：

1.二级文必须经学院党委或行政授权，即二级单位向院属单位发文，须请示主管院领导，经签字批准后，方可发文。

2.二级文主要用于普发性文件，即党政职能部门根据业务需要，向院属各单位发一般性工作通知，批转上级业务部门相关文件，安排有关专门会议。

3.日常工作中，二级单位之间需要沟通、协商有关问题，一般不得以文件形式进行。如确有必要以书面形式沟通有关工作，可以通过情况说明等方式进行。

（三）下行文。院属二级单位以本单位名义向内设机构发文。

第五章 公文拟制

第十四条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第十五条 学院公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现学院意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）各部门起草的公文，应当由部门负责人严格把关并经主要负责人初审。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）凡涉及两个或两个以上部门的公文，主办部门应当主动与有关部门协商。部门之间难以协商解决的，应当报学院相关负责人协调或经专题会议议定。

第十六条 凡以学院名义发文或批转的公文，学院办公室负责复审，并报送有关校领导签发。复审的重点是把好公文的政策关、文字关和格式关，并确认是否发文以及以什么名义、什么方式发文。

第十七条 经审核不宜发文的公文文稿，复审人员可以退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。

第十八条 以学院党委名义制发的上行文，由学院党委主要负责人或授权委托其他党委领导签发；以学院行政名义制发的上行文，由学院行政主要负责人或授权委托其他行政领导签发。

第六章 公文办理

第十九条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十条 学院（党委、行政）层面公文办理由学院办公室负责，二级单位公文办理由内设的办公室或负责办公室工作的人员负责。公文办理一般包括签收、登记、拟办、批办、承办、传阅、催办、答复等程序。

（一）签收。对收到的纸质公文应当逐件清点，核对无误后签字或盖章，并注明签收时间。在接收电子公文时，应对公文的发送单位、公文的完整性等进行核对，确认无误后方可接收。除学院领导直接交办的事项外，不得将公文直接报送院领导个人，院领导不受理未经学院办公室签收的公文。

（二）登记。对收到的公文逐件核查、分类登记，密级公文须附公文处理标签。

（三）拟办。学院办公室专门工作人员对来文签收、登记或接收、下载后，及时提请学院办公室负责人，并由其提出办理意见，转有关院领导批阅，对紧急、重要公文应提出办理时限。

（四）批办。对来文提出拟办意见后，其中需送学院领导批办或阅知的公文，学院办公室要及时报送有关院领导批阅，经批办过的公文，要按学院领导的批办要求及时分送有关部门办理。

（五）承办。有关部门接到交办的公文后，应抓紧办理并贯彻急事急办、特事特办的原则。紧急公文不得延误、推逶。

（六）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（七）催办。公文处理应建立催、查办制度。经批办过的公文（包括院领导批示件），学院办公室应负责催办，做好催办记录。

（八）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第二十一条 发文办理一般包括校对、分发、印制、公开等程序。

（一）校对。已经学院相关负责人签批的公文，由学院办公室进行编号。印发前应当由拟稿人对公文内容进行一校，由拟稿单位负责人审核并签字；由学院办公室对公文的内容、文种、格式、发文字号等进行二校，由学院办公室主任审核并签字；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

（二）分发。校对后的公文，按照分送范围进行分发。面向学院内部的发文，除涉密公文和特殊情况外，应当通过电子政务系统办理，不再印发纸质公文。通过电子政务系统发送的电子公文，与纸质公文具有同等效力。急件要做到随到随发。

（三）印制。根据公文报送和存档的有关要求，对已发出的电子公文，应及时印制纸质文件、盖章，确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

（四）公开。根据学院信息公开有关规定，可以公开的公文，应及时在学院信息公开网上公开。

第二十二条 涉密公文传递和传输应当符合国家有关保密规定。

第二十三条 学院档案馆应将所有办结的电子公文定期从电子政务系统平台收集归档。需要存档的纸质公文，由学院办公室等相关发文部门按档案管理要求整理（立卷）后，于次年集中向学院档案馆移交归档。个人不得保存应当归档的公文。

第七章 公文管理

第二十四条 学院公文由学院办公室统一管理。二级单位公文管理由内设的办公室或负责办公室工作的人员负责。学院建设机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

第二十五条 公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文的密级需要变更或解除的，由原确定密级的机关或上级机关决定。

学院建立健全公文类信息发布保密审查机制，明确审查的程序和责任。在公开公文类信息前，应当依照《中华人民共和国保守国家秘密法》以及其他法律、法规和国家有关规定对拟公开的信息进行审查。

第二十六条 公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。

第二十七条 复制密级公文，应当符合国家有关保密规定。公文复制件应当加盖戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。

第二十八条 公文的撤销和废止，由学院、上级机关或权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第二十九条 学院收到的涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退、销毁或存档。

第三十条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十一条 工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第八章 附则

第三十二条 学院党政公文格式执行《党政机关公文格式》（GB／T9704 - 2012） 国家标准。

第三十三条 本办法由学院办公室负责解释。

第三十四条 本办法自印发之日起施行，学院原有关规定与本办法不一致的，以本办法为准。

附表1：

一级文拟稿、审批和发文部门表