第一章 总则

第一条 为了加强学生资助方面的档案管理工作，确保学院学生资助工作按章依规开展，各个工作环节记录清晰，依据学院工作实际，制定本制度。

第二条 本制度所指的学生资助工作档案包括资助工作开展过程中的民主评议、评选程序、党政联席会议、公示、学院会议审议及评审结果，资助项目涵盖国家奖学金、国家励志奖学金、国家助学金、学院奖助学金及校内各类学生资助项目等。

第三条 学生资助工作档案管理遵循统一领导、分级管理、责任到人的工作原则，确保档案的完整、准确、真实、及时。

第四条 学生资助工作档案是学生资助工作的重要组成部分，各部门、各系部负责人应加强对档案管理工作的领导，将此项工作纳入本部门、本系部的工作计划，与学院其他工作同步布置、检查，确保学生资助工作档案的建立和完善。

第二章 档案的构成

第五条 学生资助工作档案原则上分为文件类、审批信息类和原始证明材料类。

文件类档案应包括各级学生资助文件、资助工作会议纪要、约谈会谈记录、来信来函、调研调查、核查记录及其他有保存价值的材料。

审批信息类应包含家庭经济困难学生认定申请表、各类资助审批表、各类资助汇总审批表（含发放明细表）、国家资助系统导入信息及其他涉及审批报送的信息材料。

原始证明材料类应包括贫困认定过程中学生主动出示的佐证材料、承诺材料、申请材料及其他原始证明性材料。

第六条 各部门、各系部在进行归档工作时应做到由对应责任人专人管理、专人操作，主管领导督办检查，归档材料应符合规格规范、字迹清晰、更新及时的要求，涉及书写类的材料应符合耐久性要求。

第三章 档案的管理

第七条 文件类档案由学生工作部负责归档管理，各部门、各系部如需调阅，应履行相关的借阅手续。审批信息类档案的管理统一由各系部负责归档管理，在各类资助工作开展过程中，各系部应主动向学生工作部提供或出示材料原件和签印原件，各系部归档材料原则上应以复印件为主。原始证明材料类的管理统一由各系部负责归档管理，在不影响学生家庭经济困难认定等级的前提下，原则上归档后无需更新内容。

第八条 学生资助工作档案实行责任制专人管理。学生工作部的档案管理责任人应为学生工作部资助工作负责人，档案管理执行人应为资助业务工作人员；各系部的档案管理责任人应为系部学生工作主管领导，档案管理执行人应为系部辅导员。

第九条 档案管理责任人应定期对档案管理执行人的归档情况进行实地核查和材料抽检，原则上不少于1次/学期，对于不符合归档要求或存在其他违规情况的，应实行立行立改。档案管理执行人应对档案内容进行及时更新，原则上更新时限不超过工作完结后的3个工作日。

第十条 原档案管理责任人或档案管理执行人如出现工作岗位调整、离职等情况，应与新任档案管理责任人或档案管理执行人进行档案移交，双方签署档案移交接收清单，移交清单应存入对应档案中长期留存。

第四章 档案的使用

第十条 学生资助工作档案应严格遵守保密制度，原则上不对外开放和借阅。上级相关部门根据需要可以查阅学生资助工作档案，查阅者不得丢失、损毁、涂改。

第十一条 受助学生本人要求查阅本人档案的，需经系部档案管理责任人批准，在系部档案管理执行人的监督下进行查阅，查阅范围仅限受助学生本人信息。

第五章 档案的销毁

第十二条 学生资助工作档案分为纸质材料和电子材料，纸质材料部分原则上保管至学生毕业后满五年，电子材料部分原则上保管至学生毕业后满十年。

第十三条 学生资助工作档案存档期满后，经档案管理责任人批准后，建立销毁明细清单，参与销毁人员均需在销毁明细清单上签字确认，销毁明细清单应存入本部门、本系部的学生资助工作档案长期留存。销毁工作在档案管理责任人和档案管理执行人共同在场情况下执行。

第六章 其他

第十四条 本办法由学生工作部负责解释。

第十五条 本办法自2023年5月1日起执行，相关档案材料自2020年1月1日起建档。

黑龙江民族职业学院

2023年5月31日